So nutzt ihr WordPress als CRM-Tool im Intranet – Schritt für Schritt

WordPress kann mehr als Website – als internes CRM bringt es Struktur in eure Kundenbeziehungen. Gerade kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden profitieren von einem System, das einfach zu bedienen ist, alle Informationen an einem Ort bündelt und sich flexibel erweitern lässt. Hier zeigen wir euch, wie ihr WordPress gezielt als CRM im Intranet einsetzt – Schritt für Schritt, mit klarer Struktur und ohne unnötige Komplexität.

1. Voraussetzungen schaffen – das braucht ihr vorab

Bevor ihr WordPress zum CRM umbaut, prüft, ob eure WordPress-Installation intern erreichbar ist – etwa über ein gesichertes Intranet, VPN oder lokal gehostet auf einem Server. Stellt sicher, dass SSL aktiviert ist und die Benutzerverwaltung korrekt funktioniert. Für den Einsatz als CRM braucht ihr außerdem ein sicheres Backup-System, regelmäßige Updates und klare Rollen im Team – z. B. für Vertrieb, Technik oder Geschäftsführung. So legt ihr das Fundament für ein zuverlässiges internes CRM, auf das sich euer Team verlassen kann.

2. Geeignete CRM-Plugins auswählen und installieren

Die CRM-Funktionalität bringt ihr mit einem passenden Plugin in euer WordPress-Intranet. Bewährt haben sich Lösungen wie „WP ERP“ oder „Zero BS CRM“. Diese Plugins ermöglichen euch, Kundenkontakte anzulegen, Interaktionen zu dokumentieren, Angebote zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen. Nach der Installation richtet ihr Nutzerrollen ein, definiert Sichtbarkeiten und passt Felder an eure Branche an. Das Schöne an diesen Lösungen: Sie bleiben schlank, verständlich und genau so umfangreich, wie ihr es wirklich braucht.

3. Kundenübersicht und Kontaktpflege strukturieren

Legt für jeden Kunden einen eigenen Datensatz an, mit allen relevanten Informationen – vom Ansprechpartner über Telefonnummer und E-Mail bis zur Projektübersicht. Ihr könnt Notizen hinterlegen, Gesprächsverläufe speichern oder auch anstehende Aufgaben verknüpfen. Alles zentral, suchbar und teamübergreifend nutzbar. So geht keine Information mehr verloren und jeder weiß, woran er ist. Diese Kontaktpflege ist das Herzstück eures WordPress-CRMs – und genau hier liegt der größte Nutzen für euer Intranet.

4. Aufgaben und Follow-ups organisieren

Jeder Kundenkontakt bringt Aufgaben mit sich – Rückrufe, Angebote, Termine oder To-dos. In den CRM-Plugins könnt ihr diese Aufgaben direkt mit Kunden oder Projekten verknüpfen. Ihr seht auf einen Blick, was offen ist, wer zuständig ist und welche Frist gilt. Besonders hilfreich: automatische Erinnerungen, Fälligkeitsanzeigen oder farbliche Markierungen. So bleibt nichts liegen und ihr arbeitet organisiert, ohne separate Tools oder unübersichtliche Zettelwirtschaft.

5. CRM und SOPs sinnvoll kombinieren

Standardisierte Abläufe machen euer CRM noch effizienter. Verknüpft SOPs direkt mit Kunden oder Prozessen – z. B. wie ihr Angebote schreibt, wie die Auftragsabwicklung abläuft oder wie ihr Wartungsanfragen bearbeitet. In WordPress könnt ihr das elegant über interne Verlinkungen oder strukturierte Beiträge lösen. So wird aus einem einfachen CRM ein echtes Prozesswerkzeug – abgestimmt auf eure Abläufe, direkt im Intranet nutzbar.

6. Datensicherheit im Blick behalten

CRM heißt Verantwortung. Gerade wenn ihr sensible Kundendaten verarbeitet, ist Datenschutz Pflicht. Nutzt verschlüsselte Verbindungen (SSL), vergibt klare Rollenrechte und begrenzt die Sichtbarkeit auf das Notwendige. Plugins wie „Advanced Access Manager“ oder „User Role Editor“ helfen euch dabei. Achtet auch auf DSGVO-konforme Datenschutzhinweise, regelmäßige Backups und den Schutz eures Servers – denn nur ein sicheres System ist auch ein gutes CRM-System.

7. CRM-Daten auswerten und nutzen

Mit einem integrierten CRM könnt ihr Daten endlich gezielt nutzen: Wer sind eure aktivsten Kunden? Welche Anfragen bleiben häufig unbeantwortet? Wie viele Angebote wurden diesen Monat erstellt? Viele CRM-Plugins für WordPress bieten einfache Auswertungen oder Exportfunktionen für Excel. So könnt ihr eure Vertriebsstrategie datenbasiert steuern – ohne teure Zusatzsoftware. Diese Transparenz zahlt sich aus: Ihr trefft bessere Entscheidungen, reagiert schneller und arbeitet strategischer.

8. Kommunikation und CRM verbinden

Ein internes CRM-System funktioniert am besten, wenn es Teil eures Arbeitsalltags ist. Deshalb lohnt es sich, es mit der Kommunikation im Intranet zu verknüpfen. Über Benachrichtigungen, Kommentare oder teaminterne Feeds bleibt jeder im Bilde – wer zuletzt mit dem Kunden gesprochen hat, welche Rückmeldung kam, wann der nächste Schritt geplant ist. Je mehr euer Team das System nutzt, desto wertvoller wird es.

Fazit: WordPress als CRM – einfach, effektiv, genau für euch

Mit wenigen Schritten macht ihr aus eurer WordPress-Installation ein leistungsstarkes CRM im Intranet – ohne Abhängigkeit von externer Software, aber mit voller Kontrolle über eure Daten. Ihr gewinnt Übersicht über Kunden, Projekte und Aufgaben, arbeitet strukturierter und schafft ein System, das genau zu euren Prozessen passt. Gerade für kleine Unternehmen ist das ein echter Vorteil: Ihr behaltet alles im Blick, spart Zeit bei der Abstimmung und könnt die Beziehungen zu euren Kunden systematisch stärken. Und das Beste: Ihr nutzt eine Plattform, die ihr ohnehin schon kennt und selbst gestalten könnt – genau so, wie es euer Betrieb braucht.